Як фрілансеру платити податки по спрощеній схемі?

Фрілансер в Україні працює легально на спрощеній системі як ФОП: платить єдиний податок, ЄСВ та — у певних випадках — ПДВ. Це найпростіший і найдешевший податковий режим для самозайнятих, і більшість фрілансерів обирають саме його замість загальної системи, де доводиться вести облік витрат та платити більші ставки.

На 2026 рік правила гри для спрощенців незмінні в головному — єдиний податок 5% для третьої групи, ЄСВ 22% від мінімальної зарплати, квартальна звітність. Але з 17 серпня з'явилася важлива новація: обрання статусу спрощенця та платника ПДВ можна оформити через держреєстратора, і це спрощує вхід у систему для новачків. Нижче — повна покрокова інструкція, як фрілансеру платити податки по спрощеній схемі без зайвих складнощів.

Що таке спрощена система та ким вона потрібна

Спрощена система оподаткування — це режим для фізичних осіб-підприємців, який замінює податок на доходи, військовий збір та податок на прибуток одним платежем — єдиним податком. Замість складної звітності загальної системи спрощенець подає одну декларацію раз на квартал і платить фіксовану ставку від доходу.

Для фрілансера це означає три речі: менше паперів, менше податків і можливість працювати з клієнтами офіційно. Загальна система «не вигідна» майже завжди, коли ви — фізична особа, робите роботу самі і без великих витрат на матеріали: переклади, дизайн, копірайтинг, програмування, SMM-ведення. У цих сферах витрати невеликі, тому податки ставлять 15–20% від доходу, але адміністрування складніше.

Хто потребує спрощеної системи: новий фрілансер, який щойно зареєстрував ФОП; досвідчений виконавець, який переходить з найму або загальної системи; фрилансер, який виріс до команди супідрядників і хоче офіційно працювати з компаніями. Всі вони отримують одну й ту саму базову механіку: єдиний податок + ЄСВ + декларація раз на квартал.

Які основні групи спрощеної системи

Спрощена система має чотири групи, але для фрілансера практично важливі друга та третя. Перша група — це продаж на ринках та побутові послуги населенню (без використання найманих працівників), що рідко підходить послугам «у сфері інтелектуальної праці».

Друга група — для тих, хто надає послуги населенню та працює з ФОП на спрощеній системі. Сюди підходять багато фрілансерів-початківців: майстри, наставники, виконавці дрібних замовлень. Але є серйозне обмеження: друга група не може надавати послуги юридичним особам на загальній системі оподаткування. Це критично для фрілансера, який планує працювати з компаніями та ТОВ.

Третя група — найгнучкіша та найпопулярніша серед фрілансерів. Тут немає обмежень за типом клієнтів: можна працювати з будь-ким — фізичними особами, ФОП, ТОВ, іноземними компаніями. Ставка єдиного податку 5% від доходу або 3% за умови реєстрації платником ПДВ. Ліміт доходу для третьої групи значно вищий, ніж для другої, тому навіть успішний фрілансер із швидкозростаючими доходами залишається у системі.

Коли обирати 2 групу, а коли 3

Практичне правило для фрілансера: починайте з другої групи, якщо ви надаєте послуги лише населенню та іншим спрощенцям і ваш дохід невеликий. Друга група дешевша в обслуговуванні, і єдиний податок там — це відсоток від мінімальної зарплати, а не від доходу, що для старту часто вигідніше.

Однак майже всім фрілансерам, що заробляють на експорті послуг — робота з іноземними компаніями, біржами фрілансу, замовниками з ЄС та США — підходить саме третя група. Причина проста: друга група не може продавати послуги юрособам на загальній системі, а більшість серйозних іноземних замовників — саме такі. Також третя група потрібна, якщо ви плануєте перевищувати доходи, дозволені для другої.

Порівняємо дві основні групи для фрілансера в таблиці:

Єдиний податок: скільки і коли платити

Основа спрощеної системи — єдиний податок. Для третьої групи це 5% від усього доходу, що надійшов на банківський рахунок у період. Податок платять щомісяця за минулий місяць, граничний строк — до 20 числа наступного місяця. Якщо доходу не було — платити не потрібно, але звітність все одно здається.

Для другої групи сума фіксована: розраховується як відсоток від розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня звітного року. Це дає передбачуваність бюджету податків для тих, чий дохід нестабільний — платиш однакову суму незалежно від заробітку.

Важливо: базою для єдиного податку третьої групи є дохід, що надійшов на рахунок, а не «прибуток». Фрілансер не віднімає витрати на комп'ютер, програми чи послуги супідрядників — він платить 5% від усієї суми, що прийшла на рахунок ФОП. Це головна відмінність від загальної системи, де витрати зменшують базу оподаткування.

ЄСВ: внесок на пенсію та соцстрахування

Окремо від єдиного податку фрілансер сплачує єдиний соціальний внесок (ЄСВ) у розмірі 22% від мінімальної зарплати. Це прямо впливає на ваш страховий стаж: сплачуючи ЄСВ щомісяця, ви накопичуєте стаж для пенсії, лікарняних та декретної відпустки.

ЄСВ платять щомісяця до 20 числа за попередній місяць, навіть якщо доходу не було. Якщо фрілансер отримує лише мінімальну базу — внесок нараховується на мінімальну зарплату. Якщо дохід вищий — внесок можна платити з більшої суми за бажанням (збільшує майбутню пенсію), але є максимальна межа.

Порада: не пропускайте сплату ЄСВ навіть у «сухі» місяці. Це головний інструмент, який захищає ваш майбутній стаж, і й відновлення пропущених періодів потім коштує дорожче або неможливе заднім числом.

ПДВ: коли фрілансеру реєструватися

Додатково до єдиного податку ФОП на спрощеній системі може бути платником ПДВ. Це обов'язково, якщо наявні доходи за 12 місяців перевищують встановлений законом поріг для обов'язкової реєстрації; також реєстрація можлива добровільно.

Для фрілансера ПДВ — це, як правило, додатковий адміністративний шар: треба реєструватися, подавати декларації, працювати з ПН. Тому для більшості фрілансерів, що працюють з населенням або на експорт послуг, утриматися від реєстрації вигідніше. Виняток — коли у вас великі витрати з ПДВ (обладнання, ПЗ, хостинг), і податковий кредит реально зменшує навантаження, або коли клієнти-платники ПДВ вимагають рахунки з «включеним ПДВ».

Зміна з 17 серпня 2026 року: обрання статусу платника ПДВ та реєстрація спрощенця оформлюються через звернення до держреєстратора. Ви подаєте заяву разом із реєстрацією ФОП або зміною даних, і держреєстратор передає відомості до податкової. Це скорочує кількість окремих візитів до інспекції та прибирає плутанину, коли людина реєструється як ФОП, але «забуває» оформити податкову спеціалізацію.

Нове правило: звернення до держреєстратора з 17 серпня

Раніше обрання спрощеної системи та статусу платника ПДВ вимагало окремих дій у податковій: окремі заяви, черги, уточнення. З 17 серпня цю процедуру оптимізували: спрощенець обирає статус шляхом звернення до держреєстратора при державній реєстрації або при внесенні змін до даних.

Як це працює на практиці: під час реєстрації ФОП ви в одному місці подаєте заяву про застосування спрощеної системи та про обрання статусу платника ПДВ (якщо потрібно). Держреєстратор приймає звернення, і відомості автоматично передаються до контролюючого органу. У результаті фрілансер отримує реєстрацію без зайвих походів по інстанціях.

Для вже зареєстрованих ФОП нове правило теж корисне: при зміні групи, поверненні з загальної системи на спрощену чи добровільній реєстрації платником ПДВ, ви оновлюєте дані через держреєстратора. Це зменшує кількість помилок, пов'язаних з поданням паперових заяв і довгим очікуванням податкової відповіді.

Звітність: декларація раз на квартал

Спрощенець звітує раз на квартал — подає податкову декларацію платника єдиного податку. Для третьої групи вона формується на основі книг обліку доходів, де ви фіксуєте всі надходження. Декларацію подають в електронній формі (через «Електронний кабінет», або в сервісах для ФОП), що економить час.

Квартальна звітність означає чотири вимоги на рік: заповнити декларацію, звірити цифри з надходженнями на рахунку, подати вчасно та зберегти підтвердження. Помилки у цифрах зазвичай виправляються через уточнюючу декларацію, але краще одразу заповнювати уважно.

Покрокова інструкція: як платити податки спрощенцю

Крок 1 — зареєструйте ФОП та оберіть групу через держреєстратора, скориставшись новим правилом звернення про вибір статусу спрощенця. Крок 2 — відкрийте рахунок ФОП у банку та попередьте його про спрощену систему. Крок 3 — налаштуйте нагадування: єдиний податок і ЄСВ до 20 числа, декларація раз на квартал. Крок 4 — вносьте доходи у книгу обліку та формуйте декларацію в кабінеті платника. Крок 5 — сплачуйте податки з рахунку або через онлайн-банк.

Мінімальний щомісячний набір дій фрілансера: перевірити надходження, розрахувати 5% єдиного податку, сплатити ЄСВ та єдиний податок до 20 числа. Це займає близько 20 хвилин на місяць за умови налаштованого шаблону платежу.

Скільки це коштує у цифрах: приклади

Розберемо на трьох прикладах, щоб було зрозуміло, скільки реально забирає держава.

Типові помилки фрілансерів на спрощеній системі

• Пропустити сплату ЄСВ в «сухий» місяць — втрачається стаж.
• Обрати другу групу, а потім узяти замовлення від ТОВ — порушення обмежень групи.
• «Забути» про декларацію за квартал із нульовими доходами — штраф за неподання.
• Плутати «дохід» і «прибуток» — переплачувати або недоплачувати.
• Реєструватися платником ПДВ «про всяк» без потреби — зайва адміністрація.

Порада експерта

Тримайте гроші на податки окремо: відкладайте 5% від кожного надходження одразу, а не наприкінці місяця. Налаштуйте автоматичний шаблон оплати ЄСВ щомісяця, щоб він ішов без нагадувань. І використовуйте нове звернення до держреєстратора для зміни статусу — це швидше, ніж чекати відповіді податкової.

Поширені запитання (FAQ)

Яку групу обрати фрілансеру?

Майже всім підходить третя: ставка 5%, будь-які клієнти, зростання без обмежень типу замовника.

Що таке єдиний податок 5%?

Це 5% від доходу для третьої групи, які ви сплачуєте щомісяця. Дохід — усе, що надійшло на рахунок ФОП.

Скільки платити ЄСВ?

22% від мінімальної зарплати, щомісяця до 20 числа, навіть за нульового доходу.

Чи потрібен ПДВ фрілансеру?

Зазвичай ні, якщо доходи нижчі за поріг обов'язкової реєстрації. Реєстрація обирається добровільно.

Що змінилось з 17 серпня?

Вибір статусу спрощенця та платника ПДВ оформлюється зверненням до держреєстратора, а не окремими заявами в податковій.

Як часто здавати звітність?

Раз на квартал декларацію платника єдиного податку, щомісяця — сплату податків.

Чи можна працювати з іноземцями на спрощеній?

Так, третя група дозволяє експорт послуг і роботу з іноземними замовниками.

Що буде, якщо не платити податки?

Штрафи, пеня та відновлення заборгованості з ЄСВ. Краще вчасно налаштувати шаблони.

Чи потрібні бухгалтер і кабінет?

Для простих випадків достатньо онлайн-сервісів; складні обирають бухгалтера на абонплаті.

Де навчитися рахувати?

Фінансовики та сервіси для ФОП навчають за кілька годин — інвестуйте час у налаштування до першого доходу.

Легалізуйте доходи та платіть податки без зайвих складнощів — режим спрощеної системи створено саме для цього. Якщо запитання, знайдіть профільну допомогу на Freelancers.in.ua або знайдіть фінансового консультанта через замовлення.